WBTR Cocksdorper Kustzeilvereniging
Goed bestuur:
Als bestuur willen wij het beste voor de vereniging. Daarom hebben wij onderstaande stappen en of beslissingen genomen
1 Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
2 Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
3 Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
4 Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van afgesproken doelen.
5 Er is een duidelijke taak en werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van de jaarrekening.
6 Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
7 Wij hebben een kascommissie vanuit de leden die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden op de jaarvergadering of algemene ledenvergadering
8 Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven een bepaald bedrag. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
Voor details en bedragen zie het huishoudelijk reglement.
9 Bij uitgaven boven € 5.500– vragen wij, indien mogelijk , minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes in het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. Uiteraard worden uitgaven van deze omvang behandeld in de ALV.
Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
10 Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuursvergaderingen, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en op verzoek inzichtelijk gemaakt aan de leden.
11 Wij hebben intern toezicht opgesteld middels een kascommissie .
12 Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico’s voor de vereniging. We brengen in kaart welke risico’s er zijn en streven ernaar die te minimaliseren.
13 Wij spreken af deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit, tenminste een keer per 5 jaar. Voor het eerst dus in 2026. Zo nodig passen wij de afspraken aan.
14 Wij vallen niet onder een governance code.
Aansprakelijkheid van bestuursleden:
Binnen onze vereniging maken wij de volgende afspraken:
- Voor huidige bestuursleden:
a Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:
b Wij blijven bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden.
c Wij handelen conform de wet, statuten en Huishoudelijke reglement.
d Wij houden ons aan de afspraken zoals neergelegd in stap 2 met betrekking tot ‘Goed bestuur’.
e Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële situatie van de vereniging.
f Wij voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang(en)
g Wij voldoen aan de administratieplichten
h Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
j Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
- Voor nieuwe bestuursleden:
Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
a De financiële toestand van de vereniging.
b De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
c De (onderlinge) werkafspraken.
d De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
e De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
- Voor aftredende bestuursleden:
Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
a Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
b Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
c Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
d Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
e Vastlegging van de afspraken.
Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per 5 jaar te controleren op actualiteit en relevantie. Dus voor het eerst in 2026
Tegenstrijdig belang:
1 Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden .
2 Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig
belang.
3 Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
4 Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
5 Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
- Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging
enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
- Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per 5 jaar te controleren op actualiteit en relevantie. Dus voor het eerst in 2026
Afwezigheid van één of meer bestuursleden:
1 We stellen naast een kascommissie ook een continuïteitscommissie aan.
De gekozen leden van de kascommissie vormen automatisch ook de continuïteitscommissie.
2 Bij belet en ontstentenis van alle bestuurder berust het bestuur tijdelijk bij de continuïteitscommissie of de door deze commissie aan te wijzen personen. Voor de, gedurende deze periode verrichte bestuursdaden, worden de aangewezen personen met een bestuurder gelijk gesteld.
2 Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en huishoudelijk reglement.
3 Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de eerst volgende Algemene Ledenvergadering.
4 Wij leggen de procedure die we hanteren bij belet en ontstentenis vast in de statuten.
Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per 5 jaar te controleren op actualiteit en relevantie. Dus voor het eerst in 2026
Meervoudig stemrecht:
Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.
Toezicht:
Onze vereniging heeft alleen een bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).
Bindende voordracht van bestuurders:
1 Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering . De Algemene ledenvergadering kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
2 Onze vereniging kent geen bindende voordracht
Raadgevende stem:
Wij nodigen altijd alle bestuursleden uit voor een algemene Ledenvergadering
Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per 5 jaar te controleren op actualiteit en relevantie. Dus voor het eerst in 2026